Gelir İdaresi Başkanlığı ve Maliye Bakanlığı standartlarına uygun, kâğıt faturadan hiçbir farkı olmayan hukuki olarak aynı niteliklere sahip "e-Fatura mükellefi olmayan" kişi veya firmalara gönderilen bir fatura türüdür. Eğer istisnasız herkese ve her işletmeye elektronik ortamda bir fatura göndermek istiyorsanız, sahip olmanız gereken E-Arşiv Fatura üyeliğidir. E-Arşiv fatura üyeleri aynı zamanda otomatik olarak E-Fatura mükellefi de olur.

Kendi yaşadığımız zorluklardan yola çıkarak e Dönüşümün faydalarını sizinle paylaşmak istiyoruz çünkü yaşamadan, görmeden, empati yapmadan kaliteli ve kalıcı bir çözüm olamayacağına inanıyoruz.

E-Fatura kullanımı normal fatura kesme işleminden pek farklı değildir. Hatta daha düzenli ve daha kısıtları belirli olduğu için aslında Fatura oluşturmayı daha kolay hale getiren bir uygulamadır. Sizleri korkutan e-fatura'nın elektronik olarak Gelir İdaresi Başkanlığına gitmesidir. Burada yapacağınız hatalardan cezalar alacağınızı düşünmeniz normaldir, fakat esasen rahat olmanız gereken şey artık bir faturada yapacağınız bir hatadan dolayı bir devlet kurumu müfettişi tarafından sıkıştırılamayacak olmanızdır. Çünkü GİB'e gönderilen bir fatura hatalı ise GİB tarafından reddedilmekte olduğundan üzerinizdeki sorumluluk azalmıştır. Hatalı fatura oluşturmak artık çok daha zordur bu da sizi gelecek müfettiş suçlamalarından ve sizleri birçok maliyetten kurtaracaktır.

Öncelikle e-fatura / e-arşiv göndermek istediğiniz firma veya şahsın cari kart bilgilerini programa eksiksiz olarak giriniz.

Satış faturası kısmından fatura göndermek istediğiniz cari kartı seçin,

Fatura içeriğine satmak istediğiniz ürünleri tanıplayıp fiyatlarını girdikten sonra e-fatura gönder butonuna basınız.

e-Arşiv Fatura gönderim videosu için lütfen tıklayınız.

Elektronik faturalar (e-Fatura) hizmeti ücrete tabidir, gönderdiğiniz veya aldığınız her fatura 1 kontör sayılır, 1 Fatura = 1 Kontör diyebiliriz.

E-Fatura ve E-Arşiv kontörlerinde uygun fiyat ve avantajlar için lütfen tıklayınız.

Mevcut kullanmakta olduğunuz ön muhasebe programı ile geçiş yapmak istediğiniz ön muhasebe programının kontör sistemleri farklı olabilir, bu değişikliği yapmadan önce mutlaka geçiş yapmak istediğiniz ön muhasebe programı firması ile iletişime geçip entegratör firmasını öğrenirseniz işlemleri daha hızlı bitirebilirsiniz.

E-Fatura mükelleflerinin kontör ihtiyaçları aldıkları ve gönderdikleri e-fatura miktarına göre değişmektedir. Kullanıcılar günlük 8 veya 10 e-fatura işlemi yapıyorsa yıllık 4000 Kontör ihtiyacını karşılayacaktır.

Bu konuyu en basit hali ile sizlere anlatmaya çalışmak isteriz.

Gelir İdaresi Başkanlığı portalından gönderimlerde her iki tarafta e-Arşiv fatura gönderip alıyorsa sistem şöyle çalışır;

1) E-Arşiv fatura kullanıcılarına, fatura "pdf, jpg, html" formatlarında e-posta (e-mail) hesaplarına gönderilir.

2) E-Arşiv fatura kullanıcıları gönderdikleri ve aldıkları faturaların arşivlenmesi ve saklanmasını kendileri yapmak zorundadır.

Entegratör portalı üzerinden e-Fatura gönderip alınıyorsa sistem şöyle çalışır;

1) Göndermiş veya almış olduğunuz e-Fatura/e-Arşiv faturayı portal ekranından görüp onaylamadan önce ön izleme imkanından faydalabilirsiniz.

2) E-Arşiv ve E-Faturalarınız 10 yıl boyunca entegratör firma tarafından muhafaza edilerek elinizin altında olması sağlanacaktır.

GİB Portaldan oluşturduğunuz e-fatura veya e-arşiv faturalar maalesef GİB tarafından sadece 6 ay saklanır. Bu durumda sizin 5 yıl boyunca faturayı saklama yükümlülüğünüzden dolayı faturayı kâğıt olarak çıktısınız alıp arşivlemeniz gerekir. Denetleme esnasında GİB portaldan oluşturduğunuz fatura sizden istendiğinde veremez iseniz bu durumda maliyece suçlu bulunacaksınız.

Özel entegratörler 5 yıl değil 10 yıl boyunca sizin yerinize bu belgeleri saklayacak bir yapıya sahiptirler. O yüzden GİB portal size kolaylık sağlasa da kanunen sorumlu olduğunuz yükümlülükler yine sizin üzerinizdedir.

Ayrıca GİB portal stok ve müşteri kartlarını saklamayacakları için her geçen gün e-fatura kesmek daha zahmetli olacaktır.